Bogotá 24 de agosto de 2021 | La Alcaldía Local de Bosa realizó la intervención de 9.822 expedientes que forman parte de las series documentales de querellas y comparendos de las inspecciones de policía, las cuales se encontraban desde hace varios años, sin la aplicación de las correctas prácticas archivísticas que contemplan las normas.
Los documentos intervenidos comprenden fechas desde el año 2005 y hasta 2018. La tarea inició en septiembre del 2020, fueron 11 meses de jornadas de trabajo en las que participaron 5 personas del equipo de trabajo de la Alcaldía Local, con el propósito de organizar de manera eficiente el archivo documental y los expedientes que antes se encontraban organizados de manera incorrecta, lo cual representaba un riesgo en la disposición y correcto manejo de los archivos de memoria de la Alcaldía.
Así mismo, se liberó espacio físico en las instalaciones, lo que supuso una mejora no sólo en la disposición de esos elementos, sino en más espacios disponibles para el trabajo y operación de los servidores.
“Hoy somos la primera Alcaldía Local en realizar esta labor de organización. Esta mejora en la gestión documental, se traduce no solo en el mejoramiento del control de la información y los archivos físicos, sino en la concentración digital de los datos y expedientes para tramitar las solicitudes ciudadanas de manera más ágil y eficaz” comentó Lizeth González Vargas, alcaldesa Local de Bosa. Con este avance en la Gestión Documental, la Alcaldía de Bosa busca promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de sistemas de archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita, de los documentos de archivo y memoria de la Alcaldía.
Hoy, gracias a esta estrategia de organización, la Alcaldía cuenta con inventario documental elaborado en el Formato Único Documental FUID, instrumento archivístico de descripción documental a nivel de expediente, en donde se describe uno a uno los expediente que contiene un archivo, su principal utilidad es indicar la cantidad de expedientes (físicos y/o electrónicos) con los que cuenta el archivo, además de facilitar la consulta y recuperación de la información. Además, es un requisito obligatorio para la transferencia primaria documental.
La administración Local continuará trabajando en la implementación de prácticas eficaces para la correcta gestión de los documentos físicos y electrónicos, como elemento fundamental para salvaguardar y conserCada uno de los expedientes fue organizado de acuerdo al proceso correspondiente dictado por la normativa archivística y los procedimientos internos de la Secretaría Distrital de Gobierno y, posteriormente, realizó la digitalización de los expedientes con el fin de garantizar la consulta de los mismos y evitar la manipulación y deterioro de la documentación física.
Cada uno de los expedientes fue organizado de acuerdo al proceso correspondiente dictado por la normativa archivística y los procedimientos internos de la Secretaría Distrital de Gobierno y, posteriormente, realizó la digitalización de los expedientes con el fin de garantizar la consulta de los mismos y evitar la manipulación y deterioro de la documentación física.
